プライバシーポリシー

はじめに
生活協同組合パルシステム群馬(以下「組合」という)は、食料品・生活用品・その他サービス等の供給活動と組合員活動を通じて、組合員の生活に貢献するためにパルシステムグループの各組織(パルシステムグループの範囲は別表1をご覧ください。)と連携して事業に取り組んでいます。
この取り組みを遂行するために、組合員をはじめとする多くの皆様の個人情報を取扱っております。個人情報の安全・確実な管理は、わたしたちに課せられた社会的使命であると認識し、組合の事業活動を推進するために、個人情報を以下のように定め、適切な運用を図り、個人情報の保護に努めます。

1.個人情報の収集について


1.1 組合が所有する個人情報の種類

組合は、次の種類の個人情報をお預りします。
(1)組合に関心を持ち、加入のための資料請求等をされた方の個人情報
(2)組合に加入された方(以後「組合員」とします)の個人情報
(3)組合員のご家族の個人情報 (事業・組合員活動において必要な場合)
(4)組合の組合員がギフトサービス発送先等に指定された方の個人情報
(5)組合で働くことに関心を持ち、履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
(6)組合の役職員の個人情報
(7)その他、組合と関係する方の個人情報


1.2 個人情報の利用目的


組合がお預かりした個人情報は、以下の目的で利用いたします。
(1)資料請求を行ってくださった方の個人情報は、利用のための資料送付・ご連絡の目的に限定して使用します。
(2)商品の案内、ご注文の確認、受注および発送、ご利用代金の請求、その他パルシステムグループが行う各種サービス提供の目的に限定して利用します。主なサービスは以下の通りです。
・商品供給
・共済・保険
・電力供給 等
(3)組合主催の行事等に参加される組合員やご家族の個人情報は、受付名簿、連絡、会議、催し等の適切な運営のために限定して利用します。
(4)総代会等に参加される総代の個人情報は、総代公示、受付名簿、連絡、会議等の適切な運営のために限定して利用します。
(5)組合でお預かりした就職希望の方の個人情報は、採用活動を目的として利用します。
(6)組合の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続き、業務連絡、雇用管理を目的として利用します。
(7)その他、組合から委託を受け、あるいは取引を行うなど組合と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預かりします。


1.3 個人情報収集にあたってのお約束


組合は、組合員によりよい商品・サービスを提供するために日々業務の改善を行っております。
このため、前項に該当しない個人情報を収集する業務が随時発生することが予想されますが、今後新たに発生する業務において個人情報を収集する際には、収集時に利用目的を御本人様にお伝えし、同意をいただいた方のみ収集することをお約束します。


2.個人情報の保護について


2.1 個人情報の管理体制について


組合は、お預りした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取扱い業務に関する管理体制を構築し、ルールを定め、これを遵守するとともに、内部統制委員会を通して、管理を強化していきます。


2.2 内部統制委員会の開催について


内部統制委員会は年2回以上の開催とします。


2.3 個人情報保護内部監査について


個人情報保護内部監査については、パルシステム連合会グループ内相互監査をもって、組合の個人情報保護内部監査と位置づけます。

2.4 従業者の監督について


組合は、組合の個人情報に関する規程を整備し、周知・徹底します。

2.5 個人情報の委託、および委託先の監督について


組合は、お預かりした個人情報を利用目的の範囲内で外部委託することがあります。この場合、委託先の管理体制を確認した上で、個人情報の引き渡しをします。また、委託先に対する管理・監督を徹底するなど必要な措置を講じます。

2.6 個人情報の第三者提供について


組合は、お預かりした個人情報を、第三者に提供を行いません。ただし、本人の同意がある場合、本人及び第三者の生命・健康・財産などの正当な利益を保護するために必要なときや法令に定めがある場合を除きます。
また、利用目的の達成に必要な範囲内で、共同利用する場合や外部に委託する場合は、第三者への提供に該当しないものとします。

3.個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守


組合は、個人情報保護活動を通して個人情報に関する法令・条例及びその他規範を特定し、これらを遵守する業務管理を徹底することで法令の遵守を確実に行います。

4.個人情報保護に関する管理体制の継続的改善に関すること


組合は、個人情報保護に関する取り組みを内部統制委員会を通じて、継続的に見直し、改善・向上に努めます。
これは進化しつづける組合の事業において、継続的に有効な個人情報保護の取り組みを続けるとともに、必要のない個人情報の利用を削減することが業務の効率化を図るために不可欠なものだと認識しております。

5.この方針を文書化し、役職員に周知します。


組合は、個人情報の確実な管理を行うため、役職員一人ひとりがその重要性について把握して業務に反映することが不可欠であると認識しております。
この個人情報保護方針は、文書化して、組合すべての役職員はもとより関係者に周知し、役職員が個人情報管理の目的を達成することにつとめます。また、組合に関心を持つすべての方が、私たちの考え方についてご理解頂けるよう、ウェブサイト等を通じてこの方針を公開します。

6.個人情報の共同利用


組合が行う事業の中には、以下に示す事業者・団体と個人情報を共同で利用することがあります。共同利用する個人情報については、本方針における責任者を管理責任者とし、利用目的の範囲に限定し利用します。

6.1 パルシステムグループとの共同利用


組合は、パルシステムグループにおいて、より良いサービスを提供するために、個人情報を共同利用いたします。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、メールアドレス、アレルギー情報、購買情報、請求情報、出資情報、口座情報、苦情内容 等
(2)共同利用する範囲
パルシステムグループ
(3)共同利用する目的
・各種サービスの提供
・お問合わせ、苦情等への対応
・商品やサービスのご案内
・商品の開発・改善やサービスの改善
・各種サービスの契約、および維持管理 等


6.2 日本生活協同組合連合会との共同利用


組合は、組合員に対する事業提供を円滑に進めるために、事業連携に伴って個人情報を共同利用いたします。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、購買情報、苦情内容 等
(2)共同利用する範囲
日本生活協同組合連合会
(3)共同利用する目的
・商品、サービスのお届け代金のご請求。お問合わせ、苦情等への対応
・商品やサービスのご案内。商品の開発・改善やサービスの改善 等


6.3 日本コープ共済生活協同組合連合会との共同利用


組合は、共済事業を円滑に進めるために、個人情報を共同利用いたします。
(1)共同利用する個人情報の項目
氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報、請求情報 等
(2)共同利用する範囲
日本コープ共済生活協同組合連合会
(3)共同利用する目的
・共済契約の引き受け、維持管理
・共済商品・サービスの案内・提供 等


6.4 共同利用する個人情報の管理責任者の名称


生活協同組合パルシステム群馬 専務理事 中嶋 義幸


7.個人情報に関するお問い合わせ先


組合は、お預かりした個人情報およびその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応します。

・お預かりした個人情報の内容の開示・訂正・利用停止等について
・お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
・お預かりした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて

これらについて、お問い合わせをいただき、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応をとりご報告します。

なお、お問い合わせ窓口は、別表2に記載します。


附則


(改廃)
この規則の改廃は、理事会が行う。但し、別表については専務理事の決裁で改定できるものとする。


2007年 4月 1日制定
2010年 4月28日改定
2011年 7月28日改定
2011年 8月25日改定
2011年12月21日改定
2015年 7月30日改定
2015年 9月24日改定
2016年 3月24日改定
2017年11月23日改定
2020年 3月26日改定

生活協同組合パルシステム群馬
代表理事 専務理事 中嶋 義幸